Convocatoria para proponerse como sede del Congreso RedPOP 2025
Sobre los congresos de RedPOP
Los congresos de la Red de Popularización de la Ciencia y Tecnología de América Latina y el Caribe (RedPOP) se llevan a cabo cada dos años en un país de la Región y reúnen a divulgadores de la ciencia, educadores no formales, investigadores en comunicación de CyT, productores de materiales y recursos de divulgación, trabajadores de museos y centros de ciencia, periodistas y artistas que incursionan en temas de CyT, entre otros interesados por la divulgación de la ciencia.
Estos congresos presentan oportunidades para la reflexión y el desarrollo profesional en torno a la divulgación de la ciencia y la tecnología. El programa académico promueve el intercambio de experiencias y conocimientos respecto de diversos contextos, así como la presentación de casos, talleres, demostraciones y más. Estos congresos atraen a participantes de toda América Latina y también de otras regiones del mundo. Por esta razón, es importante aclarar las fechas de realización y cruzarlas con los congresos de otras redes, incluyendo la Red de Comunicación Pública de la Ciencia y Tecnología (PCST Network).
La primera reunión fue realizada en 1990, en Rio de Janeiro, convocada por UNESCO. El último congreso se realizó de manera virtual, organizado desde Uruguay (2021), y de manera presencial en Ciudad de Panamá (2019); en Buenos Aires, Argentina (2017); en Medellín, Colombia (2015); en Zacatecas, México (2013); Campinas, Brasil (2011); en Montevideo, Uruguay (2009) y San José, Costa Rica (2007). Este año se realizará en Río de Janeiro, Brasil, teniendo como sede y anfitrión a la Fundación Oswaldo Cruz.
Los últimos congresos presenciales han contado con la participación de entre 350 y 450 personas. La decisión de la sede del siguiente congreso se toma en Asamblea General, a realizarse el último día del congreso en Río de Janeiro (dos años antes del evento al que se está postulando).
Desde 2015 se pide la presentación previa de propuestas, a ser estudiadas y luego presentadas en la asamblea. Las candidaturas deberán cumplir los siguientes requisitos:
⚫ Quien postula para organizar y/o ser sede debe ser miembro activo de RedPOP (puede ser un miembro activo asociado con otra institución de su ciudad/estado/país, dos miembros de RedPOP en conjunto, etc.)
⚫ Estar acompañadas con cartas de respaldo de instituciones del país y la región.
⚫ Incluir un presupuesto estimado.
⚫ Presentar las posibles fuentes de financiación.
⚫ Presentar la candidatura en tiempo y forma de acuerdo al llamado que realiza la Dirección Ejecutiva, hasta a más tardar el 12 de mayo del 2023.
⚫ Si la propuesta es aceptada por cumplir todos los requisitos, se debe presentar durante la Asamblea General.
Al menos debe asistir a la Asamblea una persona de la institución u organizaciones que se postulan, para presentar de manera presencial y demostrar su interés y capacidad para organizar el evento.
A) INFORMACIÓN A PRESENTAR
Las organizaciones interesadas deberán manifestarse sobre los siguientes puntos en su propuesta.
1. Demostrar que la propuesta tiene un amplio apoyo de organizaciones de ciencia y de divulgación en su país. Las propuestas deben ser acompañadas de cartas de respaldo de otros miembros de RedPOP, entidades gubernamentales, universidades, asociaciones de divulgación de la ciencia, academias de ciencias, entidades industriales y grupos comunales.
2. Demostrar la capacidad y experiencia de los organizadores locales para desarrollar un gran evento internacional, incluyendo la elaboración de un portal para promocionar el evento, la organización de espacios físicos adecuados para las actividades, la disposición de coordinar el desarrollo del programa y su ejecución con la Dirección Ejecutiva (DE) y coordinadores de nodos (Nodos) de RedPOP.
3. Describir los espacios físicos destinados para el congreso, mostrando su atractivo y eficiencia para recibir entre 350 y 450 participantes, más o menos de la siguiente manera:
a. Sala con capacidad para las sesiones plenarias, al menos 6 salas para sesiones en paralelo, espacios comunes para la sesión posters, cafetería, almuerzo, etc.
b. Presentar las opciones de transporte internacional, los aeropuertos más cercanos, los transportes y distancias entre el aeropuerto y la sede prevista, y las opciones de alojamiento disponibles
c. Presentar un presupuesto que indique los mayores costos y las fuentes de ingreso (incluyendo la inscripción proyectada).
d. El costo de la inscripción proyectada se debe mantener en el entorno histórico de estos congresos (en promedio USD $ 120 a 150) así como ofrecer descuentos para miembros activos de RedPOP e inscripciones anticipadas.
Estos datos serán entregados al postulante por la Dirección Ejecutiva.
e. Explicar cómo se apoyará la participación de profesionistas, divulgadores y estudiantes locales y de otros países, por ejemplo, con tarifas diferenciadas.
f. Incluir eventos sociales atractivos durante el congreso y otras oportunidades de turismo para antes y después del congreso.
4. Incluir fotografías de la sede propuesta y de los espacios donde se desarrollarán las actividades.
B) RESPONSABILIDADES DEL GRUPO PROPONENTE
El grupo proponente tiene la responsabilidad de todos los arreglos logísticos y la organización física del congreso. Todos los aspectos financieros recaen sobre ellos.
El grupo proponente tendrá la responsabilidad de:
1. Conseguir la sede con capacidad para recibir a los participantes. Se hará cargo de los registros, organizará un secretariado, el programa social y la publicidad.
2. Recolectará todos los ingresos (inscripción, patrocinios, etc.), pagará todos los gastos del congreso y retendrá las ganancias (o será responsable por las pérdidas).
3. Contratará la alimentación (coffee-breaks) y deberá proveer una opción de almuerzo, en lo posible en un único lugar. De ser posible, la alimentación deberá estar incluida en la inscripción, o tener la opción de pagarla a bajo costo. El histórico sobre estos datos será entregado por la Dirección Ejecutiva o los Nodos.
4. Apoyará la participación de los miembros del Comité Directivo de RedPOP y les dará la inscripción gratuita.
5. Organizará la sala en la que se realiza la Asamblea General incluyendo un mini-lunch o refrigerio, sin costo para los participantes.
En la Asamblea General participa una persona por cada institución miembro (Titulares y Asociados activos) y por la Dirección Ejecutiva y los Nodos. La cantidad de miembros activos será entregado por la Dirección Ejecutiva.
6. El programa del congreso incluirá la entrega del Premio RedPOP en uno de los eventos sociales principales.
7. Proveerá a la Dirección Ejecutiva una lista de participantes registrados con sus emails, inmediatamente después del congreso.
8. Elegirá al Comité Organizador Local (COL) que administrará el congreso.
C) RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ ORGANIZADOR LOCAL (COL)
1. Nombrar la persona que coordinará la organización del congreso en conjunto con la Dirección Ejecutiva y la Coordinación de los Nodos.
2. Proponer la fecha del congreso (en consulta con la Dirección Ejecutiva y los Coordinadores de Nodos), teniendo en cuenta las fechas históricas de RedPOP y los congresos de otras Redes Regionales y mundiales.
3. Trabajar conjuntamente con la Dirección Ejecutiva y los Coordinadores de Nodos para desarrollar el detalle del plan de administración del congreso, incluyendo los horarios. Todas las decisiones serán conjuntas.
4. Promocionar el congreso
5. Organizar el sitio de la conferencia y la alimentación. Si es necesario, deberá contratar una empresa organizadora de congresos (o establecer un sistema alternativo) para administrar la inscripción al congreso y el alojamiento de los participantes.
6. Desarrollar un portal en la web para promocionar el congreso, tomar inscripciones y proveer información de hoteles y eventos asociados.
Dentro del sitio web, deberá tener una sección para recibir los resúmenes (abstracts) de los interesados en participar.
7. Identificar conjuntamente con la Dirección Ejecutiva y los Coordinadores de Nodos algunos invitados internacionales –incluyendo a otros países de Latinoamérica diferentes a la Sede- y apoyar su participación como invitados (cubrir tiquetes aéreos, alojamiento y viáticos locales).
8. Recibir y gestionar la consolidación de las memorias (en formato digital) con los trabajos presentados durante el Congreso.
9. Gestionar y administrar los patrocinios negociados localmente.
10. Desarrollar un informe posterior al Congreso con estadísticas, comentarios y sugerencias de los diferentes aspectos del evento.
D) DESARROLLO DEL PROGRAMA
El desarrollo del programa se realizará conjuntamente, entre el COL, la Dirección Ejecutiva y la Coordinaciones de Nodos de RedPOP.
1. La Dirección Ejecutiva facilitará el “Manual de Organización de Congresos RedPOP” al COL, para que sea referencia para la organización del futuro congreso.
2. El COL desarrollará una propuesta de programa y los formatos de presentación en el congreso. El congreso deberá abarcar las áreas tradicionales de RedPOP (museos y centros de ciencia, educación informal, producción de materiales, arte y ciencia, ciencia y medios masivos, investigación y estudios sobre popularización), además se podrán proponer otros ejes temáticos.
3. Dentro del itinerario del congreso, la COL propondrá un período de recepción de resúmenes (abstracts) y su revisión.
4. La COL anunciará la convocatoria de resúmenes (abstracts) y Dirección Ejecutiva y la Coordinaciones de Nodos replicarán la convocatoria en sus medios sociales y páginas web.
5. Se seleccionarán los ponentes en las plenarias conjuntamente, buscando reflejar los principios de equidad de género e inclusión social de la Red.
6. Conjuntamente con Dirección Ejecutiva y la Coordinaciones de Nodos, se establecerán las pautas de evaluación de las propuestas trabajos (ponencias, posters, etc.) y se identificará un grupo de evaluadores.
7. La COL desarrollará la versión final del programa académico.
8. La COL notificará a los proponentes que enviaron resúmenes (aceptación, no aceptación, cambio de formato de presentación, u otros).
9. La COL se encargará de recibir y gestionar la compilación de las memorias del Congreso con los trabajos completos enviados por los participantes.
E) RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIÓN EJECUTIVA Y LAS COORDINACIONES DE NODOS DE REDPOP
1. De acuerdo con la selección en la Asamblea, la Dirección Ejecutiva y la Coordinaciones de Nodos anunciarán la Sede del Congreso.
2. Ofrecerán consejo y asistencia oportuna al COL en todos los aspectos del congreso.
3. El Nodo de la región trabajará de cerca con el COL para identificar oportunidades y apoyos en la región.
4. Trabajarán con el COL para definir detalles del congreso, el programa académico, los invitados, los temas, la agenda y horarios.
5. Recomendarán ponentes en las plenarias y revisarán el programa final del Congreso antes de anunciarse al público.
6. Definirán con el COL el espacio y el horario de la Asamblea General.
7. Convocará a los miembros de RedPOP a la Asamblea General.
8. Apoyará la publicidad del congreso, incluyendo la convocatoria a resúmenes y la inscripción.
9. Nombrará miembros que sirvan de evaluadores de los resúmenes.
10. Coordinarán con el COL para realizar la ceremonia de los Premios a la Divulgación de la Ciencia de RedPOP dentro de los eventos especiales del Congreso.
11. Contribuirá con comentarios y sugerencias a la evaluación final del Congreso.
12. Facilitará, en caso de ser necesario, cartas de apoyo al COL para la gestión de recursos y apoyos institucionales.
IDIOMAS
Los idiomas oficiales de los congresos de RedPOP son español, portugués e inglés. Si hay oportunidad, se ofrecerán servicios de traducción para algunas conferencias magistrales.
Recepción de candidaturas
El período de postulación y recepción de la información requerida vence el 16 de junio de 2023 a las 24 hrs. (Zona Horaria GMT-6) de la Ciudad de México, México.
La candidatura debe enviarse al correo de la Dirección Ejecutiva: redpopdireccion@gmail.com
Dudas y mayores informes: redpopdireccion@gmail.com https://redpop.lat/congreso-bienal
